Tarjouslaskennan virhe maksaa enemmän kuin luulet

Myyjä huomaa virheen vasta, kun tilaus on jo tehtaalla. Alennus oli pari pykälää liian suuri. Kate putoaa. “Ei tuo nyt maata kaada”, myyntipäällikkö kuittaa ja toivoo, että seuraava menee oikein.

Yksittäinen virhe onkin usein ihan siedettävä. Mutta näitä tapahtuu jatkuvasti. Se on kuin vuotava vesihana: yksi pisara ei kastele lattiaa, mutta viikon päästä kellarissa on vesivahinko.

Ongelma on se, ettei kukaan oikeasti laske näiden virheiden yhteishintaa. Ne kirjataan yksittäisinä tapauksina. Talousosasto kyllä huomaa myyntikatteen laskeneen, mutta syytä etsitään harvoin yksittäisten tarjousten copy-paste-virheistä.

Mitä virheet oikeasti ovat

Hinnoitteluvirhe on se perinteisin. Käytetään vanhaa hinnastoa, unohtunut kampanja-alennus jää päälle tai valuuttakurssi on viime vuodelta. Asiakas saa liian halvan hinnan, ja tehdas tekee työtä tappiolla.

Vielä kalliimmaksi tulee konfiguraatiovirhe. Tarjoukseen valitaan osia, jotka eivät edes sovi yhteen. Kun tilaus lopulta menee tuotantoon, selviää ettei tuotetta voi rakentaa. Koko toimitus myöhästyy ja komponentteja tilataan uusiksi kalliilla.

Sitten on vanhentunut tieto. Tarjotaan tuotetta, jonka valmistus on jo lopetettu. Myyjä joutuu soittamaan nolona perään ja tarjoamaan korvaavaa laitetta – yleensä tuntuvan alennuksen kera, jotta asiakas pysyy tyytyväisenä.

Ja lopuksi ne täysin inhimilliset sekoilut. Excelistä kopioidaan väärä solu, nolla unohtuu tai rahtikulu jää puuttumaan. Pieniä virheitä, joita on aivan liikaa, mutta joita kukaan ei ehdi penkoa auki.

Kolmen prosentin lovi

Kuvitellaan myyjä, joka antaa 200 000 euron kaupassa vahingossa 18 prosentin alennuksen 15 prosentin sijaan. Ero kuulostaa pieneltä, mutta se tekee 6 000 euroa puhdasta tappiota. Jos hän tekee yhden tällaisen kuukaudessa, hän vuotaa 72 000 euroa vuodessa.

Kymmenen miljoonan euron liikevaihdolla kolmen prosentin virhemarginaali tarjouslaskennassa tarkoittaa suoraan 300 000 euron lovea katteeseen.

Siihen päälle tulevat piilokulut. Kun väärä hinta huomataan ja myyjä joutuu korjaamaan tarjouksen, asiakkaan luottamus rapisee. Usein kauppa saadaan pelastettua vain antamalla uusi hyvitysalennus. Pahimmassa tapauksessa asiakas pitää toimittajaa epäluotettavana ja vie seuraavan ison tilauksensa muualle. Yksi paha mokaus voi maksaa koko asiakkuuden.

Miksi näitä ei huomata

Syypää on yleensä vanha tuttu: Excel. Tai oikeastaan sähköpostissa kiertävät Excelit. Ne ovat joustavia, mutta ne eivät jätä jälkiä.

Kun joku korjaa luvun soluun, alkuperäinen virhe katoaa. Kun tuotepäällikkö meilaa uuden hinnaston, jollakin myyjällä on silti se vanha PDF auki työpöydällä. Excel ei huuda punaista, jos liität siihen väärän asiakkaan alennusprosentin. Se vain laskee sen mukaan, mitä siihen syötetään. Viisi myyjää ja viisi eri pohjaa tarkoittaa yleensä viittä eri totuutta hinnoista.

Excelistä ei tarvitse luopua kokonaan. Mutta kun siihen perustuva prosessi on täysin sokea omille virheilleen, vuotoja on mahdoton tukkia.

Mistä tiedät, vuotaako teillä?

Jos epäilet, että teilläkin palaa rahaa tarjousvirheisiin, tarkkaile näitä merkkejä:

• Tarjouksia joudutaan korjaamaan lähettämisen jälkeen edes kerran kuukaudessa.
• Myyjillä on omat, “viritetyt” versionsa tarjouspohjista.
• ERP, CRM ja tarjouslaskenta näyttävät eri hintoja samalle tuotteelle.
• Myyjät kysyvät säännöllisesti tuotepäälliköiltä hintoja sähköpostilla tai Slackissa.
• Kukaan ei uskalla analysoida historiadataa, koska se on liian sekaisin.

Jos tunnistat näistä edes kaksi, teillä on todennäköisesti ongelma.

Kun tarjoukset ovat samassa paikassa, näet heti, jos prosessi sakkaa.

cpq.adafy.com

Laske ennen kuin ostat mitään

Moni yrittää korjata ongelman ostamalla uuden ohjelmiston. Se voi auttaa, mutta tee yksi asia ensin: laske.

Käy läpi viimeisen puolen vuoden tarjoukset. Etsi ne, joissa tehtiin oikaisuja tai joita neuvoteltiin uusiksi virheen takia. Laske mitä ne maksoivat ja paljonko työaikaa niiden selvittelyyn paloi.

Se vaatii vähän kaivamista, mutta sen jälkeen tiedät tasan tarkkaan, onko ongelman hintalappu 5 000 euroa vai 150 000 euroa vuodessa. Luku kertoo suoraan, paljonko uuden työkalun hankkimisesta kannattaa maksaa.

Miten säännöt pelastavat tilanteen

Valtaosa näistä virheistä katoaa yhdellä tavalla: viedään myyjältä mahdollisuus tehdä niitä.

Kun tuotteen säännöt, hinnastot ja asiakaskohtaiset alennukset elävät yhdessä CPQ-järjestelmässä, myyjän ei tarvitse muistaa niitä. Jos asiakas haluaa laitteeseen punaisen rungon, järjestelmä piilottaa automaattisesti ne lisäosat, joita ei saa punaisena. Hinta päivittyy ruudulla sekunneissa.

Tämä antaa myyjän keskittyä asiakkaan kuunteluun sen sijaan, että hän taistelisi kaavojen ja vanhojen hintaliitteiden kanssa. Kukaan ei nauti tarkistuslaskennasta. Annetaan koneen hoitaa se.

Haluatko selvittää, kuinka paljon virheet syövät katettanne tällä hetkellä? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan luvut auki.