Excel-tarjouslaskennasta moderniin CPQ-järjestelmään: Siirtymäopas

Jos yrityksesi myynti perustuu Excel-pohjaisiin tarjouslaskentapohjiin, et ole yksin. Arviolta 70% suomalaisista B2B-yrityksistä laskee tarjouksensa edelleen Excelillä.

Excel on toiminut vuosia, mutta kun yritys kasvaa, Excel-pohjat muuttuvat:

• Yhä monimutkaisemmiksi
• Virhealttiimmiksi
• Hitaammiksi
• Vaikeammin hallittaviksi

Tässä kattavassa oppaassa kerromme, miten siirryt turvallisesti ja tehokkaasti Excel-tarjouslaskennasta moderniin CPQ-järjestelmään (Configure, Price, Quote).

Sisällysluettelo

• Miksi Excel ei enää riitä?
• Milloin on oikea aika siirtyä?
• Mitä CPQ tarjoaa Excelin sijaan?
• Siirtymisen vaiheet
• Yleiset sudenkuopat ja miten välttää ne
• Kustannuslaskelma
• Käytännön esimerkit

Miksi Excel ei enää riitä?

Excel-tarjouslaskennan tyypilliset ongelmat

1. Versiointi ja versionhallinta

Tyypillinen tilanne:
Tarjous_asiakasX_v1.xlsx
Tarjous_asiakasX_v2_final.xlsx
Tarjous_asiakasX_v2_final_TOSI_FINAL.xlsx
Tarjous_asiakasX_v2_final_korjattu.xlsx
Tarjous_asiakasX_v3_pj_kommentit.xlsx

Ongelmat:

• Kuka muokkasi viimeksi?
• Mikä on oikea versio?
• Mistä löytyy uusin hinnoittelu?
• Onko tämä lähetetty asiakkaalle?

2. Hintalistojen päivitys

Excel-maailma:

Uusi hinnoittelu tulee voimaan:
→ Lähetä sähköposti myyjille (30 min)
→ Myyjät päivittävät omat pohjansa (10 myyjää × 1 h = 10 h)
→ Vanhat pohjat jäävät levylle virhelähteinä
→ Osa myyjistä ei huomaa päivitystä
→ Tarjoukset sisältävät vanhoja hintoja

Aika hinnan muutoksesta käyttöön: 1-7 päivää Virheellisten hintojen riski: Korkea

3. Konfiguraatiovirheet

Tyypillinen Excel-pohja monimutkaisten tuotteiden tarjoamiseen:

Tuote A yhteensopiva: B, C, D
Tuote E vaatii: F tai G
Tuote H ei saa olla samassa: I

Ongelma:

• Myyjän pitää muistaa säännöt
• Ei automaattista validointia
• Virheet huomataan vasta toimitusvaiheessa

Tosielämän esimerkki:

Teknologiayritys tarjosi 200 000 € järjestelmän, jossa kaksi komponenttia eivät olleet yhteensopivia. Virhe huomattiin asennusvaiheessa. Uudelleentilaus ja viivästys maksoi 50 000 € + asiakkaan luottamus.

4. Laskentavirheet

Excel-kaavat monimutkaistuvat:

=IF(AND(B5="Kyllä",C5>10),VLOOKUP(D5,Hinnat!A:E,4,FALSE)*0.9,
  IF(B5="Ei",VLOOKUP(D5,Hinnat!A:E,4,FALSE),
    VLOOKUP(D5,Hinnat!A:E,4,FALSE)*1.1))

Ongelmat:

• Vaikea ymmärtää ja ylläpitää
• Yksittäinen virhe kaavassa → väärä hinta kaikissa tarjouksissa
• Kopiointi rikkoo viittaukset

Tutkimus (Aberdeen Group):

• 37% B2B-tarjouksista sisältää hinnoitteluvirheitä
• Keskimääräinen virhe: 9-14% kokonaishinnasta
• Keskimääräinen korjauskustannus: 1 200 €/tarjous

5. Ei käyttöoikeuksien hallintaa

Excel-haaste:

• Kuka saa nähdä kustannustiedot?
• Kuka voi antaa alennuksia?
• Kuka hyväksyy isot tarjoukset?

→ Excel ei tue roolipohjahista hallintaa → Luottamuksellinen tieto leviää → Myyjät antavat liian suuria alennuksia

6. Ei historiaa tai analytiikkaa

Excel-maailma:

• Tarjoukset jäävät myyjien koneille
• Ei keskitettyä raportointia
• Kysymyksiin ei löydy vastauksia:
  • Mikä on keskimääräinen voittoprosentti?
  • Mitkä tuotteet myydään eniten yhdessä?
  • Kuinka usein tarjoukset hyväksytään?

7. Ei mobiilitukea

Excel-ongelma:

• Vaikea käyttää mobiilissa
• Ei toimi offline-tilassa
• Ei helppo jakaa asiakkaalle

Tosielämän esimerkki:

Myyjä asiakkaan luona → Asiakas pyytää muutosta → Myyjä ei voi tehdä muutosta mobiilista → “Lähetän päivitetyn tarjouksen toimistolta” → Kauppa menee kilpailijalle, joka pystyy päivittämään paikan päällä.

Excel-tarjouslaskennan kustannukset

Lasketaan Excel-käytön piilotetut kustannukset keskikokoiselle yritykselle (10 myyjää):

Aikakustannukset:

Kustannukset kuukaudessa:

194 tuntia × 80 €/h = 15 520 €/kk
                     = 186 240 €/vuosi

Virheistä aiheutuvat kustannukset:

Excel-tarjouslaskennan kokonaiskustannus:

Aikakustannukset:    186 240 €/vuosi
Virhekustannukset:    72 000 €/vuosi
──────────────────────────────────
YHTEENSÄ:           258 240 €/vuosi

Milloin on oikea aika siirtyä?

Merkkejä siitä, että Excel ei enää riitä

Aika siirtyä CPQ:hun, jos:

1. Kasvuun liittyvät merkit:

• Yli 5 myyjää käyttää Excel-pohjia
• Yli 20 tarjousta kuukaudessa
• Tuoteportfolio kasvaa (100+ tuotetta/komponenttia)
• Laajennat uusille markkinoille tai maantieteellisesti

2. Laadun merkit:

• Hinnoitteluvirheitä esiintyy säännöllisesti (>5% tarjouksista)
• Konfiguraatiovirheitä huomataan toimituksessa
• Asiakkaat valittavat tarjousten hitaudesta
• Tarjoukset näyttävät epäammattimaisilta

3. Tehokkuuden merkit:

• Tarjouksen laatiminen kestää yli 2 tuntia
• Hintojen päivitys vie useita tunteja/päiviä
• Myyjät eivät löydä oikeaa versiota pohjasta
• Tarjousversioita on useita (v1, v2, v_final, jne.)

4. Liiketoimintaan liittyvät merkit:

• Kilpailijat tarjoavat nopeammin
• Menettäneet kauppoja hitauden takia
• Asiakkaat pyytävät itsepalvelua
• Johto ei saa analytiikkaa tarjouksista

5. Organisaation merkit:

• Uusien myyjien perehdytys kestää kauan
• Tietosiilojaongelmia (myynti vs. tuotanto vs. talous)
• Hinnoittelu ei ole yhdenmukaista
• Hyväksyntäprosessi ei ole selkeä

Jos 5+ kohtaa täyttyi → Aika siirtyä CPQ-järjestelmään on NYT

Siirtymisen oikea ajoitus

Paras aika siirtyä:

Hyvät ajankohdat:

• Hiljaisempi kausi (vähemmän tarjouksia)
• Uuden tilikauden alku
• Hinnoittelun uudistuksen yhteydessä
• Kun rekrytoit uusia myyjiä (ei vanhoja tapoja)

Huonot ajankohdat:

• Kiireisimmän sesongin aikana
• Keskellä isoa myyntikampanjaa
• Organisaatiomuutoksen aikana
• Jos myyntitiimillä on suuri vaihtuvuus

Suositus: Vaiheistettu käyttöönotto

Aloita pilotilla, skaalaa vähitellen:

Kuukausi 1-2:  Pilotti (2-3 myyjää, 1 tuotealue)
Kuukausi 3:    Laajennus (5 myyjää, 2 tuotealuetta)
Kuukausi 4:    Koko tiimi (10 myyjää, kaikki tuotteet)

Mitä CPQ tarjoaa Excelin sijaan?

Keskeiset edut

1. Nopeus

Esimerkki:

Teollisuuslaitteiden valmistaja: Tarjouksen laatiminen 8 tunnista → 45 minuuttiin (91% nopeammin)

2. Tarkkuus

Excel vs. CPQ - Virheet:

Excel-tarjouslaskenta:
✗ Hinnoitteluvirhe: 5-10% tarjouksista
✗ Konfiguraatiovirhe: 2-5% tarjouksista
✗ Laskentavirhe: 3-7% tarjouksista

CPQ-järjestelmä:
✓ Hinnoitteluvirhe: 0% (automaattinen)
✓ Konfiguraatiovirhe: 0% (säännöt estävät)
✓ Laskentavirhe: 0% (testattu logiikka)

3. Yhtenäisyys

Excel:

• Jokainen myyjä voi muokata pohjaa
• Eri versioita levyllä
• Ei yhtenäistä brändiä

CPQ:

• Yksi keskitetty järjestelmä
• Kaikki käyttävät samaa dataa
• Yhtenäinen visuaalinen ilme

4. Analytiikka

Excel ei kerro:

• Kuinka monta tarjousta on tehty?
• Mikä on keskimääräinen tarjouksen arvo?
• Mitkä tuotteet myydään yhdessä?
• Mikä on voittoprosentti?

CPQ raportoi automaattisesti:

• Tarjousmäärät ja voittoprosentit
• Keskimääräiset arvot ja kate%
• Suosituimmat tuoteyhdistelmät
• Tarjousten käsittelyajat

5. Integraatiot

Excel on erillään:

• CRM: Kopioi-liitä asiakastiedot
• ERP: Manuaalinen syöttö tilausvahvistukseen
• Laskutus: Käsin laskutukseen

CPQ integroituu:

• CRM: Automaattinen asiakastieto
• ERP: Suora tilausprosessiin
• Laskutus: Automaattinen siirto

6. Mobiilituki

Excel:

• Vaikea käyttää puhelimella
• Muokkaus hankalaa
• Asiakkaalle jakaminen kömpelöä

CPQ:

• Täysi mobiilituki
• Muokkaus helposti
• Jaetaan linkillä

7. Käyttöoikeudet ja hyväksyntäprosessi

Excel:

• Ei roolipohjahista käyttöoikeutta
• Hyväksyntäprosessi sähköpostilla
• Ei auditointi-jälkeä

CPQ:

• Myyjä: Voi luoda tarjouksia
• Myyntipäällikkö: Hyväksyy isot alennukset
• Johto: Näkee kaikki raportit
• Auditointi: Kuka teki mitä ja milloin

Siirtymisen vaiheet

Tässä on askel askeleelta -ohje siirtymiseen Excel-tarjouslaskennasta CPQ-järjestelmään.

Vaihe 1: Valmistelu (2-4 viikkoa)

1.1 Kartoita nykytila

Analysoi Excel-pohjasi:

• Kuinka monta tarjousta kuukaudessa?
• Kuinka monta myyjää käyttää?
• Kuinka monta tuotetta/komponenttia?
• Mikä on hinnoittelulogiikka?
• Mitkä ovat konfiguraatiosäännöt?

Käytännön tehtävälista:

□ Kerää kaikki Excel-pohjat yhteen paikkaan
□ Dokumentoi hinnoittelusäännöt
□ Kirjaa konfiguraatiosäännöt
□ Listaa integraatiotarpeet (CRM, ERP)
□ Tunnista kriittiset toiminnot

1.2 Määrittele tavoitteet

Mitä haluat saavuttaa CPQ:lla?

• Nopeuttaa tarjouslaskentaa? → Tavoite: -70% aikaa
• Vähentää virheitä? → Tavoite: Alle 1% virheitä
• Parantaa analytiikkaa? → Tavoite: Reaaliaikaiset raportit
• Parantaa asiakaskokemusta? → Tavoite: Itsepalveluportaali

1.3 Valitse CPQ-järjestelmä

Kriteerit valinnalle:

• Käyttöönotto-nopeus (tavoite: 1-3 kk)
• Hinta (tavoite: ROI < 12 kk)
• Suomenkielinen tuki
• Integraatiot (CRM, ERP)
• Mobiilituki
• Ei-teknisten käyttäjien hallittavissa

Suositus: Valitse helposti hallittava CPQ (katso hinnoittelu)

1.4 Projektiorganisaatio

Nimeä vastuuhenkilöt:

• Projektipäällikkö: Myyntipäällikkö tai toimitusjohtaja
• Pääkäyttäjä: Kokenein myyjä
• IT-tuki: IT-vastaava (integraatiot)
• Pilottimyyjät: 2-3 aktiivisinta myyjää

Aikataulu:

Viikko 1-2:   Valmistelu ja järjestelmän valinta
Viikko 3-6:   Pilotti (2-3 myyjää)
Viikko 7-8:   Laajennus (5-7 myyjää)
Viikko 9-12:  Koko tiimi + optimointi

Vaihe 2: Järjestelmän konfigurointi (1-2 viikkoa)

2.1 Tuote- ja hintatietojen siirto

Excel → CPQ:

Vaihtoeht 1: Manuaalinen syöttö (alle 50 tuotetta)

1. Luo tuotekategoriat CPQ:ssa
2. Lisää tuotteet yksitellen
3. Aseta hinnat ja alennussäännöt
4. Testaa jokainen tuote

Vaihtoehto 2: Massatuonti (yli 50 tuotetta)

1. Vie Excel-data CSV/JSON-muotoon
2. Muokkaa CPQ:n vaatimaan formaattiin
3. Tuo data CPQ:n tuonti-ominaisuudella
4. Validoi tiedot

Esimerkki CSV-tuonnista:

Tuote ID,Nimi,Kategoria,Hinta,Alv,Yksikkö
PROD001,"Komponentti A","Komponentit",150.00,24%,kpl
PROD002,"Komponentti B","Komponentit",220.00,24%,kpl

2.2 Konfiguraatiosääntöjen määrittely

Dokumentoi säännöt:

Yhteensopivuussäännöt:

JOS valittu "Komponentti A"
SILLOIN piilota "Komponentti C" (ei yhteensopiva)

JOS valittu "Premium-paketti"
SILLOIN näytä "VIP-tuki" lisäpalveluna

Hinnoittelusäännöt:

JOS määrä > 10
SILLOIN alennus 10%

JOS asiakas = "VIP"
SILLOIN alennus 15%

Validointisäännöt:

JOS valittu "Palvelu X"
SILLOIN pakollinen "Tuki-sopimus"

CPQ:ssa määrittely (hallintapaneelissa):

• Luo sääntö hallintapaneelissa
• Valitse ehto (IF)
• Valitse tulos (THEN)
• Tallenna → Voimassa heti

2.3 Tarjouspohjien luonti

Excel-pohja → CPQ-template:

Elementit:

• Yrityksen logo ja tiedot
• Asiakastiedot (automaattisesti CRM:stä)
• Tuoterivit (automaattisesti konfiguraatiosta)
• Hinnoittelu (automaattinen laskenta)
• Ehdot (templatet)

Esimerkki CPQ-pohjasta:

┌──────────────────────────────────────┐
│ [LOGO]      TARJOUS #12345           │
│                                      │
│ Asiakastiedot: [AUTO CRM]            │
│ Päiväys: [AUTO]                      │
│                                      │
│ TUOTTEET:                            │
│ [AUTO konfiguraatiosta]              │
│                                      │
│ YHTEENSÄ: [AUTO laskenta]            │
│                                      │
│ EHDOT: [Template]                    │
└──────────────────────────────────────┘

2.4 Integraatioiden testaus

CRM-integraatio:

Test 1: Hae asiakastiedot CRM:stä → CPQ
Test 2: Tallenna tarjous CPQ:ssa → CRM:n aktiviteetti
Test 3: Voitettu tarjous → Päivitä CRM:n myynti

ERP-integraatio:

Test 1: Hyväksytty tarjous → Luo tilaus ERP:ssä
Test 2: Tuotetiedot ERP:stä → CPQ:n validointi
Test 3: Hinnat ERP:stä → CPQ:n hinnoittelu

Vaihe 3: Pilotti (2-4 viikkoa)

3.1 Valitse pilottiryhmä

Ideaalipilotti:

• 2-3 myyjää (ei koko tiimi)
• 1-2 tuotealuetta (ei kaikki kerralla)
• Keskiverto tuotteet (ei monimutkaisimmat)

Miksi pieni pilotti:

• Nopea oppiminen
• Helppo tehdä muutoksia
• Vähemmän häiriötä myyntiin

3.2 Koulutus

Pilotin koulutus:

Päivä 1: Peruskoulutus (3 h)
  - CPQ:n käyttöliittymä
  - Tarjouksen luominen
  - Hinnoittelu ja alennukset
  - PDF:n luonti ja lähetys

Viikko 2: Jatkokoulutus (2 h)
  - Monimutkaiset konfiguraatiot
  - Hyväksyntäprosessit
  - Raportit ja analytiikka

Viikko 3-4: Tuki ja Q&A (jatkuva)
  - Päivittäinen tuki
  - Viikkopalaveri

3.3 Rinnakkaiskäyttö

Tärkeää: Älä hylkää Exceliä heti

Pilottijakso:

Viikko 1-2: Tee SEKÄ CPQ että Excel
  → Vertaa tuloksia
  → Rakenna luottamusta

Viikko 3-4: Pääasiassa CPQ, Excel vain varmuuskopiona
  → Varmista että CPQ toimii

Viikko 5+: Pelkästään CPQ
  → Excel arkistoitu

3.4 Palaute ja optimointi

Kerää palautetta viikoittain:

• Mikä toimii hyvin?
• Mitkä ovat haasteita?
• Mitä pitäisi parantaa?

Iteroi nopeasti:

• Päivitä tuotesääntöjä
• Muokkaa tarjouspohjaa
• Lisää puuttuvia ominaisuuksia

Vaihe 4: Laajennus (2-4 viikkoa)

4.1 Laajenna myyjämäärää

Viikko 7: Koulutetaan 2-3 lisämyyjää
Viikko 8: Koulutetaan loput myyjät

4.2 Laajenna tuotevalikoimaa

Vaihe 1: Yksinkertaiset tuotteet (pilotissa)
Vaihe 2: Keskiverto tuotteet
Vaihe 3: Monimutkaiset tuotteet
Vaihe 4: Erikoistuotteet

4.3 Hio prosesseja

• Optimoi konfiguraatiosääntöjä
• Hio hinnoittelulogiikkaa
• Paranna tarjouspohjien ulkoasua
• Automatisoi lisää

Vaihe 5: Täysi käyttöönotto (jatkuva)

5.1 Poistu Excelistä kokonaan

□ Arkistoi Excel-pohjat (älä poista!)
□ Dokumentoi miksi siirryttiin CPQ:hun
□ Tee Excel-pohja "read-only" -tilaan
□ Ilmoita kaikille: "CPQ on virallinen järjestelmä"

5.2 Jatkuva parantaminen

Kuukausittain:

• Analysoi CPQ-raportteja
• Tunnista kehityskohteet
• Päivitä tuotesääntöjä
• Koulutetaan uudet myyjät

Kvartaalittain:

• Tarkista integraatiot
• Päivitä tarjouspohjat
• Kerää myyjien palaute
• Suunnittele uudet ominaisuudet

5.3 Mittaa tuloksia

Seuraa KPI:ita:

Yleiset sudenkuopat ja miten välttää ne

Sudenkuoppa 1: Liian nopea siirtymä

Virhe: “Siirretään koko tiimi CPQ:hun ensi maanantaina!”

Ongelma:

• Myyjät eivät osaa käyttää
• Tuotesäännöt puutteelliset
• Myynti pysähtyy

Ratkaisu:

• Vaiheistettu käyttöönotto (pilotti → laajennus)
• Riittävä koulutus
• Rinnakkaiskäyttö Excelin kanssa

Sudenkuoppa 2: Liian monimutkainen aloitus

Virhe: “Konfiguroidaan KAIKKI tuotteet ja säännöt kerralla!”

Ongelma:

• Kestää kuukausia
• Ei arvoa nopeasti
• Projekti jumiutuu

Ratkaisu:

• Aloita yksinkertaisilla tuotteilla
• 20% tuotteista → 80% tarjouksista (Pareto)
• Laajenna vähitellen

Sudenkuoppa 3: Ei riittävää koulutusta

Virhe: “CPQ on helppo, myyjät oppivat itse!”

Ongelma:

• Myyjät turhautuvat
• Käyttävät edelleen Exceliä
• CPQ jää käyttämättä

Ratkaisu:

• Kunnollinen koulutus (3-4 h perusteet)
• Jatkuva tuki ensimmäiset viikot
• “Super user” -myyjä auttaa muita

Sudenkuoppa 4: Ei tuotesääntöjä dokumentoitu

Virhe: “Myyjät tietävät säännöt, ei tarvi kirjoittaa ylös!”

Ongelma:

• Säännöt unohtuvat
• Epäselvät tilanteet
• CPQ ei vastaa todellisuutta

Ratkaisu:

• Dokumentoi KAIKKI säännöt
• Haastatele myyjät ja tuotepäälliköt
• Testaa perusteellisesti

Sudenkuoppa 5: Ei mitata tuloksia

Virhe: “CPQ on käytössä, homma hoidettu!”

Ongelma:

• Ei tiedä toimiiko
• Ei optimoida
• Ei saada arvoa irti

Ratkaisu:

• Mittaa KPI:t ennen ja jälkeen
• Seuraa viikoittain
• Optimoi jatkuvasti

Kustannuslaskelma

Tarkastellaan siirtymän kustannuksia ja säästöjä keskikokoiselle yritykselle (10 myyjää, 40 tarjousta/kk).

Siirtymän kustannukset

Kertaluonteiset kustannukset:

CPQ-lisenssit (1. vuosi):
- 10 myyjää @ 990 €/kk × 12 kk: 118 800 €

Käyttöönotto:
- Tuotetietojen siirto (40 h @ 100 €): 4 000 €
- Konfiguraatiosääntöjen määrittely (60 h): 6 000 €
- CRM/ERP-integraatiot: 5 000 €
- Koulutus (4 h × 10 myyjää @ 80 €): 3 200 €

Sisäinen työ:
- Projektipäällikkö (80 h @ 100 €): 8 000 €
- IT-tuki (40 h @ 100 €): 4 000 €
───────────────────────────────────────────
YHTEENSÄ 1. vuosi: 149 000 €

Jatkuvat kustannukset (vuodesta 2 eteenpäin):

CPQ-lisenssit: 118 800 €/vuosi
Ylläpito: Sisältyy lisenssiin
───────────────────────────────────────────
YHTEENSÄ vuodesta 2: 118 800 €/vuosi

Säästöt

Aikasäästöt:

Vuosisäästö ajoissa: 164 160 €

Virheiden väheneminen:

Vuosisäästö virheissä: 64 000 €

Myynnin kasvu:

CPQ-toteutuksen jälkeen tyypilliset parannukset:

• Voittoprosentti: 22% → 30% (+36% parannus)
• Tarjousaika: 4 h → 30 min (→ enemmän tarjouksia)

Jos nykytulot 2 000 000 €/vuosi:

Voittoprosentin parannus (+8% yksikköä):
→ 8% lisää kauppoja = +160 000 € vuosittain

Enemmän tarjouksia (140 h/kk säästynyt aika):
→ 35 lisätarjousta/kk × 30% voitto% × 15 000 € keskiarvo
→ +1 575 000 € lisämyynti/vuosi × 30% kate = +472 500 €

Konservatiivinen arvio: +300 000 € lisäliikevaihto/vuosi

ROI-laskelma

3 vuoden kokonaiskustannukset:

Vuosi 1:   149 000 €
Vuosi 2:   118 800 €
Vuosi 3:   118 800 €
─────────────────────
YHTEENSÄ: 386 600 €

3 vuoden kokonaissäästöt:

Aikasäästöt (3v):           492 480 €
Virheiden väheneminen (3v): 192 000 €
Lisämyynti (3v):            900 000 €
─────────────────────────────────────
YHTEENSÄ:                 1 584 480 €

Nettohyöty 3 vuodessa:

Säästöt + lisämyynti:  1 584 480 €
Kustannukset:           -386 600 €
─────────────────────────────────────
NETTOHYÖTY:            1 197 880 €
ROI:                        310%

Takaisinmaksuaika:

Kustannukset 1. vuosi: 149 000 €
Säästöt 1. vuosi:      528 160 €
─────────────────────────────────────
ROI jo 1. vuonna:       254%
Takaisinmaksuaika:     3,4 kuukautta

Käytännön esimerkit

Esimerkki 1: Teollisuuskomponenttivalmistaja

Yritys: Teknologiakomponentteja B2B-asiakkaille Koko: 120 työntekijää, 12 myyjää Tuotteet: 800 komponenttia, 5 000+ konfigurointiyhdistelmää

Haasteet Excelin kanssa:

• Tarjous kesti 6-8 tuntia
• 12% tarjouksista sisälsi virheitä
• Myyjät eivät tienneet yhteensopivuuksia
• Hintojen päivitys vei viikon

Siirtymä CPQ:hun (Adafy CPQ):

Viikko 1-2: Valmistelu

• Dokumentoitiin kaikki 800 komponenttia
• Kirjattiin yhteensopivuussäännöt (120 sääntöä)
• Valittiin 3 pilottimyyjää

Viikko 3-6: Pilotti

• Tuotiin 200 yleisintä komponenttia CPQ:hun
• Määriteltiin 50 tärkeintä sääntöä
• Pilottimyyjät tekivät 15 tarjousta

Viikko 7-10: Laajennus

• Loput 600 komponenttia CPQ:hun
• Kaikki 120 sääntöä määritelty
• Koko tiimi käyttöön (12 myyjää)

Tulokset 6 kk jälkeen:

• Tarjousaika: 8 h → 45 min (91% nopeammin)
• Virheprosentti: 12% → 0,8%
• Voittoprosentti: 24% → 31%
• Uuden myyjän perehdytys: 4 viikkoa → 1 viikko

ROI:

Kustannukset (1. vuosi): 82 000 €
Säästöt (1. vuosi):     140 000 €
Lisämyynti:             +220 000 €
─────────────────────────────────────
Nettohyöty:             278 000 €
ROI:                        339%
Takaisinmaksuaika:     4,2 kuukautta

Esimerkki 2: IT-palveluntarjoaja

Yritys: IT-infrastruktuuripalvelut ja -laitteet Koko: 60 työntekijää, 8 myyjää Tuotteet: 15 palvelupakettia, 300 laitevaihtoehtoa

Haasteet Excelin kanssa:

• Dynaaminen hinnoittelu vaikea (määräalennukset, asiakasryhmät)
• Ei itsepalvelumahdollisuutta asiakkaille
• Palvelupakettien päivitys työlästä
• Ei integraatiota HubSpotiin (CRM)

Siirtymä CPQ:hun:

Viikko 1-2: Valmistelu

• Dokumentoitiin 15 palvelupakettia
• Kirjattiin hinnoittelusäännöt (määräalennukset, asiakasryhmät)
• Suunniteltiin itsepalveluportaali

Viikko 3-4: Pilotti

• 3 palvelupakettia CPQ:hun
• HubSpot-integraatio (valmis connector)
• 2 pilottimyyjää

Viikko 5-8: Laajennus

• Kaikki 15 pakettia ja 300 laitetta CPQ:hun
• Itsepalveluportaali asiakkaille
• Koko tiimi (8 myyjää)

Tulokset 3 kk jälkeen:

• Tarjousaika: 3 h → 20 min (89% nopeammin)
• Asiakkaat luovat 40% konfiguraatioista itse (itsepalvelu)
• Hintojen päivitys: 4 h → 5 min
• HubSpot-integraatio: Automaattinen aktiviteettikirjaus

ROI:

Kustannukset (1. vuosi): 48 000 €
Aikasäästöt:             96 000 €
Lisämyynti (itsepalvelu): +180 000 €
─────────────────────────────────────
Nettohyöty:             228 000 €
ROI:                        475%
Takaisinmaksuaika:     3,0 kuukautta

Esimerkki 3: Erikoiskoneiden valmistaja

Yritys: Teollisuuskoneiden räätälöinti ja myynti Koko: 180 työntekijää, 15 myyjää Tuotteet: 50 peruskonetta, 500 lisävarustetta, 10 000+ yhdistelmää

Haasteet Excelin kanssa:

• Erittäin monimutkaiset yhteensopivuudet
• Visuaalinen konfigurointi puuttui (asiakas ei näe konetta)
• Tarjoukset satoja sivuja PDF:nä
• ERP-integraatio puuttui (manuaalinen tilausvahvistus)

Siirtymä CPQ:hun (visuaalisella konfiguraattorilla):

Viikko 1-4: Valmistelu

• Dokumentoitiin 500 lisävarustetta
• Yhteensopivuussäännöt (250+ sääntöä)
• Kuvat ja 3D-mallit

Viikko 5-10: Pilotti

• 10 yleisintä peruskonetta + 100 lisävarustetta
• Visuaalinen konfiguraattori (koneen kuva päivittyy)
• 3 pilottimyyjää

Viikko 11-16: Laajennus

• Kaikki 50 konetta + 500 lisävarustetta
• ERP-integraatio (API)
• Koko tiimi (15 myyjää)

Tulokset 12 kk jälkeen:

• Tarjousaika: 12 h → 1,5 h (88% nopeammin)
• Virheet: 15% → 1%
• Asiakas näkee koneen visuaalisesti
• ERP-integraatio: Tilaus syntyy automaattisesti
• Voittoprosentti: 18% → 29%

ROI:

Kustannukset (1. vuosi): 124 000 €
Aikasäästöt:            210 000 €
Virheiden väheneminen:   45 000 €
Lisämyynti:            +420 000 €
─────────────────────────────────────
Nettohyöty:             551 000 €
ROI:                        444%
Takaisinmaksuaika:     3,3 kuukautta

Yhteenveto ja seuraavat askeleet

Pääviestit

1. Excel ei skaalaudu

• Toimii pienessä mittakaavassa
• Kasvun myötä virheet, hitaus ja monimutkaisuus kasvavat
• Piilokustannukset (aika + virheet) ~250 000 €/vuosi (10 myyjää)

2. CPQ tarjoaa merkittävät hyödyt

• 85-90% nopeampi tarjouslaskenta
• 95%+ vähemmän virheitä
• Parempi analytiikka ja kontrolli
• Integraatiot (CRM, ERP)

3. Siirtymä on hallittavissa

• Vaiheistettu käyttöönotto (pilotti → laajennus)
• SaaS CPQ: käyttöönotto 1-3 kk
• ROI tyypillisesti 3-6 kuukaudessa

4. Aloita nyt

• Mitä pidempään odotat, sitä kalliimmaksi tulee
• Kilpailijat siirtyvät CPQ:hun
• Asiakkaat odottavat nopeampaa palvelua

Tarkistuslista: Oletko valmis siirtymään?

Kyllä, jos:

• Yli 5 myyjää käyttää Excel-pohjia
• Yli 20 tarjousta kuukaudessa
• Virheitä esiintyy säännöllisesti
• Tarjouslaskenta kestää yli 2 h
• Hintojen päivitys on työlästä
• Kilpailijat tarjoavat nopeammin
• Haluat paremmat raportit

Jos 4+ kohtaa täyttyi → Aloita CPQ-projekti nyt

Seuraavat askeleet

Askel 1: Arvioi nykytila (1 viikko)

□ Laske kuinka monta tarjousta kuukaudessa
□ Arvioi keskimääräinen tarjousaika
□ Tunnista tyypilliset virheet
□ Laske Excel-tarjouslaskennan kustannus
□ Dokumentoi tuotteet ja säännöt

Askel 2: Valitse CPQ-järjestelmä (1-2 viikkoa)

□ Vertaile vaihtoehtoja
□ Pyydä demoja
□ Tarkista integraatiot (CRM, ERP)
□ Arvioi käyttöönottoaika ja hinta
□ Tee päätös

Askel 3: Aloita pilotti (2-4 viikkoa)

□ Valitse 2-3 pilottimyyjää
□ Konfiguroi CPQ (tuotteet, säännöt, hinnat)
□ Kouluta pilottiryhmä
□ Tee ensimmäiset tarjoukset
□ Kerää palaute

Askel 4: Laajenna koko tiimiin (4-8 viikkoa)

□ Optimoi pilottikokemuksen perusteella
□ Kouluta koko tiimi
□ Siirry vaiheittain Excelistä CPQ:hun
□ Mittaa tuloksia
□ Juhli onnistumista

Aloita siirtymä tänään

Testaa Adafy CPQ:ta

Adafy CPQ on suomalainen no-code tuotekonfiguraattori, joka on suunniteltu helpottamaan siirtymää Excel-tarjouslaskennasta moderniin CPQ-järjestelmään.

Miksi Adafy CPQ:

• Nopea käyttöönotto (4-8 viikkoa)
• Suomalainen tuki ja dokumentaatio
• Läpinäkyvä hinnoittelu (490 €/kk lähtien)
• Tuotteet ja säännöt hallitaan hallintapaneelissa
• AI-valmis (MCP-protokolla)
• REST API integraatioita varten

Aloita kokeilemalla:

1. Varaa demo

   • Näytämme miten Excel-siirtymä toimii käytännössä
   • Räätälöity demo oman tuotevalikoimasi kanssa

2. Tutustu hinnoitteluun

   • Läpinäkyvä hinnoittelu
   • Ei piilokustannuksia

3. Lue lisää teknologiasta

   • AI-integraatiot (MCP)
   • Integraatiot CRM/ERP

Valmis aloittamaan siirtymän Excelistä CPQ:hun?

Ota yhteyttä - autamme sinua suunnittelemaan onnistuneen siirtymän.