CPQ vs CRM: Mikä ero ja tarvitsetko molemmat?

Myyntijohtajana olet todennäköisesti törmännyt kahteen lyhenteeseen: CRM ja CPQ. Ne kuulostavat samalta, niitä myydään usein samoille ihmisille, ja moni toimittaja yrittääkin paketoida ne yhteen.

Mutta ne ovat eri työkaluja eri ongelmiin. Kun ymmärrät eron, säästät rahaa ja saat myyntiprosessin toimimaan paremmin.

Mitä CRM oikeasti tekee?

CRM (Customer Relationship Management) on asiakassuhteiden hallintajärjestelmä. Se pitää kirjaa siitä, keitä asiakkaasi ovat, milloin olet viimeksi puhunut heidän kanssaan, ja missä kohtaa myyntiprosessia kukin kauppa on.

Käytännössä CRM:ssä näet:

• Asiakkaan yhteystiedot ja historian
• Myyntiputken vaiheet (liidi → tapaaminen → tarjous → kauppa)
• Kommunikaatiolokit (sähköpostit, puhelut, palaverit)
• Myyntiennusteet ja raportit

CRM:n ydinajatus: Hallitse asiakassuhteita ja näe missä myyntiprosessi menee.

Hyvä CRM kertoo sinulle, että “Yritys X on tarjousvaiheessa ja viimeksi puhuttiin viikko sitten”. Se ei kuitenkaan kerro, mitä tarjoukseen pitäisi laittaa tai paljonko sen pitäisi maksaa.

Entä CPQ?

CPQ (Configure, Price, Quote) on tuotekonfiguraattori. Se auttaa myyjiä kokoamaan monimutkaisia tuotteita, laskemaan hinnat ja tekemään tarjouksia.

CPQ:ssä teet tällaista:

• Valitset tuotteen osat ja variaatiot
• Järjestelmä estää yhteensopimattomat valinnat automaattisesti
• Hinta päivittyy reaaliajassa
• Lopuksi generoit PDF-tarjouksen

CPQ:n ydinajatus: Rakenna oikea tuote oikeaan hintaan ja tee siitä tarjous.

Jos myyt standardituotteita suoraan hyllystä, et tarvitse CPQ:ta. Jos taas tuotteesi koostuvat osista, joita voi yhdistää eri tavoin, CPQ on lähes välttämätön.

Käytännön esimerkki: Kumpi tarvitaan?

Kuvitellaan kaksi yritystä:

Yritys A: Ohjelmistolisenssit

• Myy valmiita ohjelmistolisenssejä
• Hinta riippuu käyttäjämäärästä
• Tuote on aina sama

Tämä yritys pärjää CRM:llä. Myyjä kirjaa kaupan CRM:ään, laskee hinnan yksinkertaisella kaavalla, ja lähettää tarjouksen. Mitään monimutkaista konfigurointia ei tarvita.

Yritys B: Toimistokalusteet

• Myy työpisteitä, joissa on pöytiä, tuoleja, valaisimia
• Asiakas valitsee värit, materiaalit, koot
• Yhdistelmiä on tuhansia
• Jotkin yhdistelmät eivät ole mahdollisia (väärä koko + jalusta)

Tämä yritys tarvitsee CPQ:n. Myyjä ei voi muistaa kaikkia yhteensopivuuksia päässään, eikä Excel kykene näyttämään visuaalisesti mitä asiakas saa. CPQ ratkaisee tämän.

Milloin tarvitset vain CRM:n?

Valitse pelkkä CRM, jos:

• Tuotteesi ovat standardoituja (sama tuote kaikille)
• Hinnoittelu on yksinkertaista (hintalappu + mahdollinen määräalennus)
• Myyjäsi eivät joudu kokoamaan tuotteita osista
• Tarjous on usein vain hinta + toimitusaika

Tällaisia yrityksiä ovat esimerkiksi:

• Koulutuspalvelut
• Konsultointi
• Standardituotteiden tukkumyynti
• SaaS-yritykset yksinkertaisilla hinnoittelumalleilla

Milloin tarvitset CPQ:n?

Harkitse CPQ:ta, jos:

• Asiakkaat kysyvät usein “voinko saada tämän eri värissä/kokoisella/varustuksella?”
• Tuotteillasi on satoja tai tuhansia variaatioita
• Myyjät tekevät virheitä yhteensopivuuksissa
• Tarjouksen laatiminen vie yli puoli tuntia
• Hintaa lasketaan monista muuttujista (materiaali, työ, määrä, asiakas)

Tyypillisiä aloja:

• Konepajateollisuus
• Metalliteollisuus
• Huonekaluteollisuus
• Rakennuspalvelut
• Teknologiavalmistus

Entä molemmat?

Suurin osa keskisuurista ja suurista B2B-yrityksistä tarvitsee molemmat. Ne toimivat yhdessä näin:

1. CRM:ssä myyjä näkee, että liidi on valmis tarjousvaiheeseen
2. CPQ:sta myyjä konfiguroi tuotteen ja laskee hinnan
3. CRMään tallentuu tarjoushistoria ja päivittyy myyntiputki
4. Kun kauppa voitetaan, tilaus siirtyy tuotantoon

Tärkeintä on että järjestelmät puhuvat keskenään. Hyvä CPQ hakee asiakastiedot suoraan CRM:stä etkä joudu kirjoittamaan niitä uudelleen. Valmis tarjous taas kirjautuu CRM:ään automaattisesti.

Mitä maksaa?

CRM:n hinta:

• HubSpot: Ilmainen alkuun, 50-100€/käyttäjä/kk täydellä paketilla
• Salesforce: 75-150€/käyttäjä/kk
• Pipedrive: 50-80€/käyttäjä/kk

CPQ:n hinta:

• Adafy CPQ: 490-1 990€/kk (koko tiimi, ei per-käyttäjä)
• Salesforce CPQ: 100-200€/käyttäjä/kk lisäksi CRM:n päälle
• Oracle CPQ: Enterprise-hinnoittelu, usein 10 000€+/kk

CPQ on kalliimpi kuin CRM, koska se on monimutkaisempi järjestelmä. Älä osta CPQ:ta jos et tarvitse sen ominaisuuksia – se on vain turha kulu.

Yleinen virhe: Ostetaan liian aikaisin

Usein kasvuyritykset ostavat CPQ:n liian aikaisin. Heillä on yksi myyjä ja tuotevalikoima, joka mahtuu yhdelle Excel-sivulle. Silti hankitaan kallis CPQ, koska “se skaalautuu”.

Todellisuudessa Excel riittää hyvin ensimmäiseen 5-15 tarjoukseen kuukaudessa. Kun tarjouksia tulee enemmän, tai kun tuotevalikoima monimutkaistuu, silloin CPQ alkaa maksaa itsensä takaisin.

Toinen ääripää: Yritys tekee 500 tarjousta kuukaudessa Excelillä, kolme ihmistä tekee täyttä päivää hintojen päivityksellä, ja myyntipäällikkö valittaa ettei hänellä ole näkyvyyttä prosessiin. Tässä vaiheessa Excel on jo tehnyt itsensä kalliiksi.

Miten valita?

Aloita CRM:stä. Se on edullisempi ja nopeampi ottaa käyttöön. Saa myyntiprosessi kuntoon ensin.

Harkitse CPQ:ta kun:

• Myyjät valittavat tarjouslaskennan hitaudesta
• Näet hinnoitteluvirheitä säännöllisesti
• Uuden myyjän perehdytys kestää kuukausia koska tuotteet ovat monimutkaisia
• Asiakkaat kysyvät tarjouksia, joita et pysty laskemaan nopeasti

Kysy itseltäsi: Jos lisäisit yhden myyjän tiimiin, kauanko hänen perehdytyksensä kestää? Jos vastaus on “kolme kuukautta koska tuotteet ovat monimutkaisia”, CPQ voi lyhentää sen kolmeen viikkoon.

Yhteenveto

Jos olet epävarma, aloita CRM:llä. Lisää CPQ vasta kun myyjät alkavat törmätä sen rajoituksiin.

Mietityttääkö sopisiko CPQ teille? Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä, onko CPQ:lle teillä tarvetta.